Dark Data pod lupą RODO – czy warto ryzykować?
Wyobraź sobie firmę, która od lat zbiera dane – o klientach, transakcjach, nawet o nieudanych leadach. Większość tych informacji zalega w zakamarkach dysków i baz danych, nieużywana i często zapomniana. To właśnie Dark Data, czyli te wszystkie dane, które firmy posiadają, ale nie wykorzystują. Problem? RODO nie patrzy na to, czy dane są aktywnie wykorzystywane – liczy się sam fakt ich posiadania. I tu zaczynają się schody.
Wiele organizacji nawet nie zdaje sobie sprawy, jak duży mają problem. Badania pokazują, że nawet 70% danych w firmach to właśnie Dark Data. Tylko że inspektorzy ochrony danych nie uznają argumentu nie wiedzieliśmy, że je mamy. Kary za naruszenia RODO mogą sięgać 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu – i nie są to tylko teoretyczne zagrożenia. W 2023 roku polski UODO nałożył karę w wysokości ponad 1,5 mln zł za niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych.
RODO a Dark Data – gdzie leży problem?
Główny problem z Dark Data w kontekście RODO to brak kontroli. Przepisy wymagają, aby organizacje wiedziały, jakie dane osobowe przetwarzają, w jakim celu i jak długo je przechowują. Tymczasem Dark Data to często swego rodzja czarna dziura – dane wrzucone tam przed laty, bez jasnych zasad, często bez oznaczenia, czy zawierają informacje podlegające ochronie.
Weźmy przykład korporacji z branży e-commerce. W ich systemach znaleziono niezaszyfrowaną bazę danych sprzed 5 lat, zawierającą dane tysięcy klientów – adresy, numery telefonów, nawet historię zakupów. Nikt nie pamiętał, po co była zbierana, nikt nie monitorował jej bezpieczeństwa. Gdy doszło do wycieku, firma musiała tłumaczyć się nie tylko przed UODO, ale też przed rozgniewanymi klientami.
Kary RODO – groźba czy rzeczywista motywacja?
Wielu przedsiębiorców wciąż traktuje kary za naruszenie RODO jako odległą perspektywę – coś, co dotyczy tylko największych przewinień. To błąd. W ostatnich latach organy nadzorcze w całej UE konsekwentnie zwiększają liczbę i wysokość nałożonych kar. W samej Polsce tylko w pierwszym kwartale 2023 roku UODO wszczął ponad 100 postępowań.
Czy kary są adekwatne? Spójrzmy na liczby. Duża międzynarodowa firma ubezpieczeniowa zapłaciła 28 mln euro kary za przechowywanie danych klientów bez odpowiedniej podstawy prawnej. Mniejsza firma IT w Polsce – 100 tys. zł za brak dokumentacji przetwarzania danych. W obu przypadkach chodziło właśnie o niekontrolowane Dark Data. Nawet jeśli firma uważa, że jakoś to będzie, ryzyko finansowe staje się zbyt duże, by je ignorować.
Proaktywne zarządzanie Dark Data – dlaczego to się opłaca?
Zamiast czekać na kontrolę czy zgłoszenie naruszenia, mądrzej jest podejść do Dark Data strategicznie. Firmy, które wprowadziły procesy identyfikacji i oceny zapomnianych danych, często odkrywają nie tylko zagrożenia, ale też… nowe możliwości. Pewna sieć aptek po audycie Dark Data odkryła cenne dane o sezonowości zakupów, które pozwoliły zoptymalizować zarządzanie zapasami.
Jak zacząć? Warto wdrożyć trzyetapowy proces: inwentaryzację (gdzie i jakie dane przechowujemy), klasyfikację (które wymagają działania) i decyzję (usunięcie, archiwizacja czy wykorzystanie). Koszty takiego projektu często okazują się niższe niż potencjalne kary, a dodatkowo poprawiają ogólną efektywność organizacji.
Narzędzia i metody walki z Dark Data
Na szczęście nie trzeba radzić sobie z Dark Data wyłącznie siłami wewnętrznych zespołów. Rozwiązania technologiczne, takie jak systemy klasy DLP (Data Loss Prevention) czy specjalizowane narzędzia do Data Mappingu, potrafią zautomatyzować znaczną część pracy. Warto zwrócić uwagę na oprogramowanie wykorzystujące sztuczną inteligencję do analizy zawartości danych – potrafi ono szybko wskazać informacje szczególnie wrażliwe.
Dobrym punktem wyjścia jest też wdrożenie polityki Data Retention – jasnych zasad określających, jak długo i w jakiej formie przechowujemy różne kategorie danych. Firmy prawne często stosują tzw. harmonogramy przeszukiwania, regularnie przeglądając swoje zasoby danych. W przypadku mniejszych firm może to być po prostu cykliczny przegląd dysków współdzielonych i baz danych.
Dark Data jako szansa, a nie tylko zagrożenie
O ile RODO koncentruje się na ryzykach związanych z Dark Data, warto pamiętać, że odpowiednie zarządzanie tymi zasobami może przynieść wymierne korzyści. Przede wszystkim – redukcja kosztów przechowywania. Według analiz, nawet 30% Dark Data to dane kompletnie zbędne, których usunięcie odciąży infrastrukturę IT.
Ale to nie wszystko. Przeglądając zapomniane dane, firmy często odkrywają wartościowe informacje o klientach, trendach rynkowych czy własnych procesach. Jedna z polskich firm consultingowych po audycie danych z poprzednich lat zidentyfikowała nową niszę rynkową, która stała się podstawą nowej linii usług. RODO wymusza porządki w Dark Data, ale efekty tych porządków mogą wyjść firmom na dobre – pod warunkiem, że podejdą do tematu strategicznie, a nie tylko pod kątem uniknięcia kary.
Ostatecznie decyzja należy do przedsiębiorców – czy wolą traktować Dark Data jako tykającą bombę, która pewnego dnia może ich kosztować miliony, czy jako zasób wymagający uporządkowania, ale mogący przynieść dodatkowe korzyści. W dobie cyfrowej transformacji i coraz ostrzejszych regulacji, pierwsze podejście wydaje się coraz bardziej ryzykowne. Drugie – to nie tylko zgodność z prawem, ale i realna przewaga konkurencyjna.
