Dark Data w Organizacji: Bomba Zegarowa RODO? Jak zidentyfikować, zabezpieczyć i zutylizować martwe dane.

Wyobraź sobie ciemny, zapomniany kąt piwnicy Twojej firmy. Kartony po brzegi wypełnione starymi dokumentami, serwery pełne plików, o których nikt już nie pamięta, dyski w szafach – wszystko to potencjalnie zawiera informacje wrażliwe. Informacje, za które, zgodnie z RODO, ponosisz odpowiedzialność. Witamy w świecie dark data. To niepokojąca rzeczywistość dla wielu organizacji, a zignorowanie jej może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i reputacyjnymi.

Czym jest Dark Data i Dlaczego Stanowi Zagrożenie RODO?

Dark data, zwane również ciemnymi danymi, to informacje, które organizacja gromadzi, przetwarza i przechowuje, ale nie wykorzystuje w żaden sposób do analiz, podejmowania decyzji biznesowych, czy nawet monitorowania. To cyfrowe odpady, które zajmują miejsce na dyskach, obciążają infrastrukturę IT i generują koszty. Problem polega na tym, że w tych ciemnych zakamarkach mogą czaić się dane osobowe – imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL, dane dotyczące zdrowia – wszystko to, co podlega ochronie RODO.

Zagrożenie dla RODO jest dwojakie. Po pierwsze, brak wiedzy o tym, jakie dane osobowe przechowujesz, uniemożliwia Ci realizację obowiązków wynikających z RODO. Nie możesz zapewnić odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, nie możesz reagować na żądania osób, których dane dotyczą (np. prawo do bycia zapomnianym), nie możesz skutecznie monitorować dostępu do tych danych. Po drugie, w przypadku naruszenia bezpieczeństwa (np. ataku hakerskiego), Twoja organizacja jest odpowiedzialna za wszystkie wyciekłe dane osobowe, nawet te, o których istnieniu nie wiedziała. Wyobraź sobie, że hakerzy wykradają bazę danych z kopiami starych CV sprzed 10 lat, które gdzieś się zapodziały. RODO nie robi tu wyjątków – kary mogą być dotkliwe, a reputacja firmy – poważnie nadszarpnięta. A czasem wystarczy zwykły błąd pracownika, który przez pomyłkę wyśle maila z danymi osobowymi dużej grupy osób do nieuprawnionego odbiorcy.

Kolejnym aspektem jest kwestia retencji danych. RODO nakazuje przechowywanie danych osobowych jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Dark data często stanowią naruszenie tej zasady, ponieważ organizacje przechowują informacje przez lata, nie mając pojęcia, dlaczego i czy w ogóle mają do tego prawo. Zapomniane bazy danych z danymi klientów, stare kopie zapasowe systemów CRM, e-maile zawierające dane osobowe – wszystko to stanowi potencjalne pole do popisu dla regulatora.

Identyfikacja Dark Data: Gdzie Szukać i Jakie Narzędzia Wykorzystać?

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu dark data jest ich zidentyfikowanie. Brzmi prosto, ale w praktyce może okazać się to sporym wyzwaniem. Gdzie zacząć? Przede wszystkim należy przeprowadzić audyt zasobów informacyjnych organizacji. To kompleksowe badanie, które ma na celu ustalenie, jakie dane są gromadzone, przetwarzane i przechowywane, gdzie się znajdują i kto ma do nich dostęp. Warto zacząć od mapowania przepływu danych – od momentu ich pozyskania, przez wszystkie etapy przetwarzania, aż do archiwizacji lub usunięcia. Zwróć uwagę na miejsca, gdzie dane mogą utknąć i stać się ciemne.

Konkretne miejsca, które warto sprawdzić to:

• **Dyski sieciowe i serwery plików:** Często kryją się tam foldery, o których nikt już nie pamięta, zawierające stare dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje.
• **Archiwa e-mail:** Skrzynki pocztowe pracowników, zwłaszcza tych, którzy odeszli z firmy, mogą zawierać cenne (i niebezpieczne) dane osobowe.
• **Kopie zapasowe:** Stare kopie zapasowe systemów informatycznych mogą zawierać dane osobowe, które już dawno powinny zostać usunięte.
• **Systemy CRM i ERP:** Sprawdź, czy nie ma w nich nieaktualnych rekordów klientów lub pracowników.
• **Bazy danych:** Zlokalizuj wszystkie bazy danych, zarówno te aktywne, jak i te zapomniane.
• **Urządzenia przenośne:** Laptopy, telefony, dyski zewnętrzne – często zawierają kopie danych, o których nikt nie pamięta.
• **Systemy chmurowe:** Nie zapominaj o danych przechowywanych w chmurze, zwłaszcza w usługach, z których już nie korzystasz.

Do identyfikacji dark data można wykorzystać różne narzędzia. Są to:

• **Oprogramowanie do discovery danych (Data Discovery):** Skanuje zasoby informatyczne i identyfikuje dane osobowe na podstawie wzorców i słów kluczowych.
• **Oprogramowanie do zarządzania danymi (Data Governance):** Pomaga w katalogowaniu danych, klasyfikowaniu ich i definiowaniu zasad retencji.
• **Narzędzia do analizy logów:** Pozwalają na monitorowanie dostępu do danych i identyfikowanie potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa.
• **Regularne audyty:** Przeprowadzane przez wewnętrzny lub zewnętrzny zespół specjalistów.

Ważne jest, aby proces identyfikacji dark data był zautomatyzowany w jak największym stopniu. Ręczne przeszukiwanie plików i baz danych jest czasochłonne i mało efektywne. Oprogramowanie do discovery danych może znacznie przyspieszyć ten proces i zwiększyć jego dokładność. Pamiętaj jednak, że żadne narzędzie nie zastąpi zdrowego rozsądku i doświadczenia specjalistów od ochrony danych.

Zabezpieczanie i Utylizacja Dark Data: Klucz do Zgodności z RODO

Po zidentyfikowaniu dark data należy podjąć odpowiednie kroki w celu ich zabezpieczenia i, jeśli to konieczne, zutylizowania. Jeśli dane osobowe znajdujące się w dark data są nadal potrzebne (np. ze względu na obowiązki prawne), należy je odpowiednio zabezpieczyć. Oznacza to wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu, audyt logów i regularne aktualizacje oprogramowania. Należy również upewnić się, że osoby mające dostęp do tych danych są odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.

Jednak w większości przypadków dark data to dane, które nie są już potrzebne i powinny zostać usunięte. RODO nakazuje usunięcie danych osobowych, gdy przestają być niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Usunięcie danych osobowych z dark data jest często najlepszym sposobem na uniknięcie ryzyka naruszenia RODO. Proces usuwania danych powinien być przeprowadzony w sposób bezpieczny i nieodwracalny. Oznacza to, że dane powinny zostać usunięte w taki sposób, aby nie można ich było odzyskać, nawet przy użyciu specjalistycznych narzędzi.

Istnieje kilka metod bezpiecznej utylizacji danych:

• **Nadpisywanie danych (Data Overwriting):** Polega na wielokrotnym nadpisaniu danych losowymi znakami. Jest to skuteczna metoda usuwania danych z dysków twardych i innych nośników.
• **Usuwanie magnetyczne (Degaussing):** Polega na usunięciu danych z nośnika magnetycznego za pomocą silnego pola magnetycznego. Jest to skuteczna metoda usuwania danych z dysków twardych i taśm magnetycznych.
• **Fizyczne niszczenie (Physical Destruction):** Polega na fizycznym zniszczeniu nośnika danych, np. przez rozdrobnienie, stopienie lub spalenie. Jest to najbardziej radykalna metoda usuwania danych, ale również najbardziej skuteczna.

Wybór odpowiedniej metody utylizacji zależy od rodzaju nośnika danych, poziomu bezpieczeństwa, jaki chcemy osiągnąć, oraz kosztów. Ważne jest, aby dokumentować proces utylizacji danych, aby móc udowodnić, że dane zostały usunięte w sposób bezpieczny i zgodny z RODO. Należy również pamiętać o usunięciu danych z kopii zapasowych i archiwów. Często zdarza się, że organizacje usuwają dane z systemów produkcyjnych, ale zapominają o usunięciu ich z kopii zapasowych, co sprawia, że dane nadal są narażone na ryzyko.

Ponadto, opracuj politykę retencji danych. Jasno określ, jak długo dane osobowe powinny być przechowywane dla różnych celów. Regularnie przeglądaj i aktualizuj tę politykę. Wdrożenie procedur regularnego przeglądu i czyszczenia danych pomoże zapobiegać ponownemu gromadzeniu się dark data. Szkolenia dla pracowników są kluczowe. Uświadom im znaczenie ochrony danych i tego, jak identyfikować i raportować potencjalne zagrożenia związane z dark data.

Zarządzanie dark data to proces ciągły, wymagający zaangażowania i systematyczności. Nie jest to jednorazowa akcja, ale element kultury organizacyjnej. Inwestycja w identyfikację, zabezpieczenie i utylizację dark data to inwestycja w bezpieczeństwo danych, zgodność z RODO i reputację Twojej firmy. Unikniesz kary finansowe, straty wizerunkowe i potencjalne procesy sądowe. Poza tym, uporządkowane dane to bardziej efektywne procesy biznesowe, lepsza kontrola nad informacjami i oszczędności kosztów związanych z przechowywaniem niepotrzebnych danych.